언어 학습자에게 이메일 쓰기는 중요한 스킬이에요. 직장에서 영어를 쓴다면 더욱 그렇죠!
직장 동료, 직원, 교수님에게 영어로 격식있는 이메일을 쓰기 위한 여섯 가지 꿀팁을 알아보세요.
영어 이메일 쓰기 에티켓
직장이나 학교에 따라 격식 정도에는 차이가 있지만, 대부분의 경우에 사용되는 일반적 관행이 있어요.
💡 이메일 본문 이외에 시작 표현과 마침 표현 꼭 쓰기
각 이메일마다 시작 표현과 마침 표현을 쓰는 것이 공식적이에요. 격식 정도에 따라 시작 및 마침 표현이 다를 수 있지만, 공식적인 이메일에는 그 중 어느 것이라도 사용 가능해요. 표현이 길수록 더 정중해져요. 예를 들어, Dear는 Hi보다 더 정중한 표현이고, With kind regards는 Thanks보다 더 정중해요.
몇 가지 예를 살펴보아요:
꿀팁: 이메일을 마칠 때, Thank you와 Best regards 두 개를 모두 써도 좋아요. 사실 Thank you 는 언제든지 사용할 수 있어요!
💡 미리 설정된 이메일 서명 블록 추가하기
미리 설정된 이메일 서명 블록은 이메일 작성 시 끝부분에 자동으로 나타납니다. 본인의 이름 전에 이메일 마침 표현 추가도 잊지 마세요. 이렇게 하면 전체적으로 일관성 있는 인상을 주고, 철자 실수도 피할 수 있어요.
서명 블록은 보통 본인의 이름, 웹사이트, 전화번호, 회사 로고, 근무 시간을 포함해요. 원한다면 이름 아래에 회사 직위를 쓸 수 있어요. 불필요한 문구나 회사 로고 이외의 다른 이미지를 포함하지 마세요.
💡 느낌표 사용 최소화하기
혹시 신나는 일이 있다고 해도, 이메일에는 느낌표 사용을 최소화하는 게 좋아요. 한두 번 정도 사용은 괜찮지만, 여러 개를 반복해서 쓰면 이메일이 비격식적인 느낌을 줘요.
꿀팁: 느낌표를 많이 쓰는 편이라면, 이 간단한 규칙을 따라 보세요: 느낌표가 들어간 문장이 두 번 연속으로 나타나지 않도록 하세요. 이메일을 보내기 전에 불필요한 느낌표를 삭제하세요!
영어 이메일 작성을 위한 문장 표현 꿀팁
에티켓 이외에도, 영어 이메일 작성 시 필요한 유용한 팁이 있어요.
💡 정중하지만 간결한 언어 사용하기
이메일에서는 특정 문장의 줄임 표현을 써도 괜찮아요. 간결한 어구 또는 불완전한 문장의 사용이 대화에서는 어색하게 들리고 에세이나 보고서에서는 부적합하지만, 이메일에서는 사용 가능해요. 예를 들어, Will do는 I will do that이라는 문장의 흔한 줄임 표현이에요.
그와 비슷하게, 짧은 명령 표현이 대화에서는 너무 딱딱하고 무례하게 들릴 수 있는 반면, 이메일에서는 사용 가능해요. 그렇지만 please를 붙여 함께 사용하세요!
- Please see attached. (의미: I attached a document and I want you to look at it. 서류를 첨부했으니 봐주세요.)
- Please confirm receipt of this message. (의미: Let me know you got this message. 이 메시지 수신 여부를 알려주세요.)
단 주의할 점이 있어요. 이런 짧은 문장 표현은 사용 가능한 반면, “문자 메시지” 스타일의 언어나 비공식적인 약자 표현, 머리글자 줄임 표현 등 (예: LOL, TYSM, TTYL) 은 피하는 게 좋아요. 이런 줄임 표현은 비격식적이고 정중하지 못한 인상을 줄 수 있거든요.
꿀팁: 혹시 이메일에 실수가 있었나요? 걱정 마세요! 수정된 이메일을 다시 보내면 돼요. 단, 이메일 시작에 Please disregard the previous email이라고 쓰세요.
💡 직접적인 언어 사용하기
업무용 이메일은 간결해야 하고 이메일의 목적을 신속히 달성해야 해요. 이메일은 쓰는 사람과 받는 사람 간의 비대면 소통이기 때문에, 몸짓 언어 사용이 불가능하고 질문에 대한 답을 바로 받는 데 제한이 있어요. 이를 보안하기 위해 대신 직접적인 언어를 사용하세요.
예를 들어, 이메일의 목적과 요청 사항을 분명하게 전달하기 위해 다음의 구를 사용하세요:
- I’m emailing you to confirm/let you know that…
- This email is to confirm/inform you that…
- To answer your question, …
- Let me know if…
꿀팁: 신속한 답장을 원한다면 이메일 끝에 I’m looking forward to your reply라고 써서, 시급한 사안임을 부드럽게 알릴 수 있어요.
💡 regarding과 regards 사용하기
위의 두 표현은 이메일에서 자주 사용돼요. 비슷한 두 단어이지만, 사용법은 아주 다르답니다!
Regarding은 “~과 관련해서”라는 의미로, 이메일의 주제를 이야기할 때 사용해요.
- I’m emailing regarding… (의미: The subject of my email is… 제 이메일의 주제는…)
- To answer your question regarding… (의미: You had a question about X, and here’s my answer. X에 대해 질문하셨죠. 여기 제 대답입니다.)
앞서 언급한 것처럼 regards는 이메일 마침 표현이에요. 하지만 어떻게 쓰느냐에 따라 뉘앙스가 달라져요. 원래 regards는 인사 표현으로 쓰이는 명사예요. 여기에 다른 종류의 형용사를 붙여 함께 쓰면 격식 정도가 달라지므로, 이메일 수신인이 누구인지에 따라 다양하게 써보세요. 예를 들어:
- Regards, (정중한 표현)
- Best regards, (조금 더 친근한 표현)
- Warm regards, (아주 친근한 표현)
지금까지 이메일에 쓰이는 몇 가지 구 표현을 알아봤으니, 이제 실제로 어떻게 사용되는지 이메일 샘플을 살펴볼까요?
이메일은 사람들이 효율적으로 소통할 수 있도록 디자인되었어요. 이제 여러분도 이 꿀팁을 사용해 프로처럼 영어 이메일을 쓸 수 있을 거예요!